Pour qu’une société se développe d’une manière durable et rapide, elle a besoin de réaliser certains partenariats. C’est le cas d’une collaboration avec un call center lors de l’externalisation du traitement des appels. Par ailleurs, il est important de bien choisir son prestataire pour obtenir des résultats à la hauteur de ses attentes et de ses besoins. D’autant plus que la concurrence est rude dans le domaine de la relation clientèle. Il est obligatoire de trouver un partenaire à la fois efficace, expérimenté et compétent. Ci-après quelques critères spéciaux à considérer pour choisir facilement le prestataire idéal.
Comparer et trier
Dans de nombreux pays, notamment en développement, bon nombre de centres d’appel sont apparus ces dernières années. Leur création a été occasionnée particulièrement par l’évolution des nouvelles technologies de l’information et de la communication. Sur ce, les offres sont effectivement variées sur le marché. Cet aspect donne réellement du fil à retordre pour les entreprises en quête de la proposition adéquate. Il est actuellement difficile de s’y retrouver.
De ce fait, il est indispensable d’approfondir sérieusement les recherches pour trouver l’agence adaptée. Pour cela, il faut réaliser des recherches rigoureuses en ligne. L’idéal serait de contacter directement quelques-uns des prestataires en call center les plus connus dans le domaine pour mieux les comparer. Une fois la liste des meilleures structures obtenues, il est conseillé de demander des devis pour chacun afin d’avoir un aperçu des détails de leurs offres.
En effet, un devis doit notamment contenir les services proposés, le délai de réalisation, la disponibilité des services, les coûts… En plus de ces éléments, certaines informations légales doivent également s’y afficher, à savoir la date de création de la société en question, le siège social, le numéro de SIREN, le statut juridique…
Ces différentes étapes peuvent témoigner de la fiabilité du prestataire. Par contre, d’autres critères doivent être revus avant de signer le partenariat.
Vérifier les ressources humaines et matérielles du prestataire
Un centre d’appel externalisé est une structure capable d’exécuter une large gamme de missions à la place des collaborateurs d’une entreprise. Il s’occupe des principales tâches associées à la relation client : accueil téléphonique, télévente, télé-enquête, téléprospection, sondage, transfert d’appels… Dans la réalisation de ces différentes tâches, un call center doit disposer de ressources humaines qualifiées et matérielles performantes.
Justement, au moment de contacter le service client du prestataire en question, il est nécessaire de s’informer sur l’équipe d’agents qui le constitue. Il est nécessaire que chacun de ces agents en question doive être bien formé tout en maîtrisant les règles de la relation client ainsi que de la communication par téléphone. Ce service doit aussi communiquer leur nombre pour savoir le volume d’appels qu’ils pourront traiter au quotidien. Ce détail est important pour les grands groupes qui sont très sollicités.
En plus de l’équipe, il est aussi important de demander tous les renseignements concernant l’organisation matérielle du prestataire. Une agence professionnelle et efficace doit disposer d’outils techniques tels que des ordinateurs performants, appareils de téléphonie innovants, logiciels d’appels téléphoniques, connexion internet haut débit…
D’autres critères et méthodes à retenir pour choisir un call center
Pour information, un call center sérieux doit aussi avoir un site web officiel. Celui-ci affichera toutes les informations légales, les coordonnées de l’agence… En consultant les pages du site, il faudrait que celles-ci soient bien organisées. L’idéal serait d’y vérifier les prestations et les réalisations de l’agence. Les données affichées peuvent être prouvées par des témoignages ou avis de clients.
Comme il s’agit d’une structure externalisée, il faudra qu’elle soit en accord avec le RGPD. Elle a l’obligation de respecter la confidentialité et la sécurité des données de ses clients. Le prestataire doit en effet le mentionner dans son site internet.
Les tarifs doivent aussi être des critères de choix importants à analyser avant de contracter avec un centre d’appel. Il faut avant tout éviter les offres alléchantes. Le mieux serait d’analyser les coûts proposés dans le devis. Ils doivent être fixés dès le début du partenariat sans dépenses supplémentaires au cours du projet.